În conformitate cu prevederile art. 41 alin. (3) din Legea nr. 119/1996, Republicată, actele de stare civilă ale cetăţenilor români, întocmite de autorităţile străine, au putere doveditoare în ţară numai dacă sunt înscrise sau transcrise în registrele de stare civilă române.

Transcrierea certificatelor şi a extraselor de stare civilă se efectuează cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului,după ce s-a obţinut avizul prealabil al direcţiei judeţean de evidenţă a persoanelor.

Cetăţeanul român este obligat ca, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului sau a extrasului de stare civilă, să ceară transcrierea acestor acte la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau la primăria unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază domiciliază.

Cererea de transcriere se poate face în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială, atât pentru cetăţenii români aflaţi/domiciliaţi în străinătate cât şi pentru cei cu domiciliul în România.

Cererea de transcriere se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale în raza căreia solicitantul îşi are domiciliul (pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate, la ultimul loc de domiciliu din România, care se dovedeşte cu adeverinţa eliberată de autoritatea competentă de la ultimul domiciliu), însoţită de:

• extrasul/certificatul de stare civilă eliberat de autorităţile străine în original;
• o xerocopie legalizată a acestuia;
• traducerea în limba română a certificatului/extrasului străin, autentificată de un notar public sau de misiunea diplomatică/oficiul consular de carieră al României din ţara de reşedinţă;
• fotocopii ale certificatelor de naştere şi de căsătorie, fotocopii ale actului de identitate sau paşaportului, după caz;
•  declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, dacă sunt cetăţeni români, sau numai a soţului cetăţean român, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie;
•  declaraţie din partea părintelui care solicită transcrierea certificatului de naştere al copilului, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 34, în cazul în care părinţii acestuia au domicilii diferite;
• declaraţie din partea titularului actului ori a reprezentantului legal că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 35.
• alte documente justificative, privind completarea unor rubrici. 

ATENŢIE! Când documentul străin este EXTRAS MULTILINGV eliberat în baza Convenţiei de la VIENA din 08 septembrie 1976 acesta nu trebuie să fie nici apostilat nici tradus sau legalizat.