Înregistrarea naşterii se face la autoritatea administraţiei publice locale în a cărei rază administrativ-teritorială s-a produs evenimentul.

Au obligaţia de a face declaraţia de naştere oricare dintre părinţi, iar dacă din diferite motive nu o pot face, obligaţia declarării revine medicului, persoanelor care au fost de faţă la naştere sau personalului din unitatea în care a avut loc naşterea, rudelor ori vecinilor care au luat cunoştinţă despre naşterea unui copil.

Termenul pentru declararea şi înregistrarea naşterii copilului este de:

• 30 zile de la data naşterii pentru copilul născut viu şi aflat în viaţă;
• 3 zile de la data naşterii pentru copilul născut mort;
• 24 de ore de la data decesului pentru copilul născut viu care a decedat înăuntrul termenului de 30 zile.

Când declaraţia de naştere se face după expirarea termenelor de mai sus, întocmirea actului de naştere se face cu aprobarea primarului, cu avizul conform al Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor.

Dacă naşterea s-a produs în străinătate şi întocmirea actului nu a fost făcută la misiunea diplomatică sau la oficiul consular de carieră al României ori la autoritatea locală din străinătate, întocmirea actului de naştere se face în ţară, la autoritatea administraţiei publice locale de la domiciliul părinţilor.

Orice persoană care a găsit un copil ale cărui date de identificare nu se cunosc este obligată să anunţe cea mai apropiată unitate de poliţie în termen de 24 de ore. Întocmirea actului de naştere al copilului găsit se face în termen de 30 de zile de la data găsirii acestuia, de către primăria în a cărui rază administrativ-teritorială a fost găsit copilul, pe baza unui proces-verbal întocmit şi semnat de reprezentantul serviciului public de asistenţă socială, de reprezentantul unităţii de poliţie competente şi de medic.

Înregistrarea naşterii copilului se face în baza declaraţiei verbale, prezentându-se următoarele documente:

• certificatul medical constatator al naşterii întocmit pe formular tip, care va trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, sigiliul unităţii sanitare, semnătura şi parafa medicului;
• actul de identitate al mamei şi al declarantului, dacă naşterea nu este declarată de mamă;
• certificatul de căsătorie al părinţilor copilului, dacă sunt căsătoriţi.

  În cazul adopţiei se va întocmi un nou act de naştere de către serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în raza căreia se află domiciliul adoptatului ori sediul instituţiei de ocrotire în îngrijirea căreia se găseşte adoptatul.
  În situaţia în care adoptatorii sunt cetăţeni străini ori cetăţeni români cu domiciliul sau cu reşedinţa în străinătate, noul act de naştere se va întocmi de serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în raza căreia se află domiciliul celui adoptat ori sediul instituţiei de ocrotire, în cazul copiilor aflaţi în îngrijirea acesteia.
  În noul act de naştere întocmit, rubrica "Locul naşterii" se va completa cu datele din actul de naştere iniţial.