Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Sălaj

Atribuţii

Atribuţiile principale ale Directorului executiv

  1. Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Sălaj este condusă de un director executiv, absolvent cu diplomă de licenţă a învăţământului universitar de lungă durată - ştiinţe juridice sau administrative - şi absolvent al învăţământului postuniversitar ori a programelor de formare specializată şi perfecţionare în administraţia publică, cu o vechime în specialitate de cel puţin 5 ani, numit prin hotărârea Consiliului Judeţean Sălaj, în urma concursului sau examenului organizat în condiţiile legii, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date.
  2. Directorul executiv reprezintă Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor  Sălaj, în raporturile cu direcţiile din cadrul Consiliului Judeţean Sălaj, cu Ministerul Afacerilor Interne, cu alte instituţii şi autorităţi publice, cu organizaţiile neguvernamentale, cu persoanele fizice ori juridice, precum şi în justiţie.
  3. Directorul executiv îndeplineşte, în condiţiile legii, următoarele atribuţii principale:
  • exercită atribuţiile ce revin Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Sălaj, în calitate de persoană juridică;
  •  exercită funcţia de ordonator terţiar de credite;
  •  întocmeşte proiectul bugetului propriu al Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor  Sălaj şi contul de încheiere al exerciţiului bugetar, pe care le supune aprobării Consiliului Judeţean Sălaj;
  • elaborează şi supune aprobării Consiliului Judeţean Sălaj proiectul strategiei  pe termen mediu şi lung, de organizare şi dezvoltare a sistemului de evidenţă informatizată şi stare civilă a persoanei fizice;
  •  numeşte şi eliberează din funcţie personalul din cadrul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor  Sălaj;
  •  elaborează şi propune spre aprobare Consiliului Judeţean Sălaj statul de funcţii şi organigrama Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor  Sălaj, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;
  • conduce şi controlează activitatea personalului din cadrul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Sălaj şi aplică, în condiţiile legii, sancţiuni disciplinare acestui personal;
  •  îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau stabilite prin hotărâre a consiliului judeţean.
  1. Atribuţiile directorului executiv sunt cuprinse în fişa postului, aprobată de secretarul judeţului;
  2. În exercitarea atribuţiilor sale, directorul executiv al Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor  Sălaj, emite dispoziţii cu caracter normativ sau individual.
  3. În absenţa directorului executiv, atribuţiile acestuia se exercită de către persoana din cadrul direcţiei, desemnată prin dispoziţia directorului executiv.
  4. Numirea, eliberarea din funcţie şi sancţionarea disciplinară a directorului executiv al Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor  Sălaj se fac la propunerea preşedintelui Consiliului Judeţean Sălaj, prin hotărâre a Consiliului judeţean.

Atribuţiile principale ale Compartimentului evidenţa persoanelor

  1. organizează, coordonează şi urmăreşte modul de aplicare, în mod unitar, de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, a reglementărilor legale privind eliberarea actelor de identitate, a cărţilor de alegător, precum şi a altor documente în sistem de ghişeu unic;
  2. coordonează şi controlează metodologic activitatea desfăşurată la structurile de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din judeţ, de către persoanele cu atribuţii privind evidenţa persoanelor;
  3. monitorizează calitatea informaţiilor cu care este actualizat Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor şi formulează propuneri în vederea optimizării aplicaţiilor informatice;
  4. colaborează cu Compartimentul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor Sălaj pentru ţinerea în actualitate a Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
  5. monitorizează şi asigură activitatea de transmitere către Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date a semnalărilor cu privire la cărţile de identitate declarate pierdute în ţară sau declarate pierdute ori furate în străinătate pentru introducerea/ştergerea/modificarea acestor informaţii în Sistemul Informatic Naţional de Semnalări;
  6. asigură măsurile necesare conservării şi exploatării evidenţelor manuale, deţinute de serviciile publice comunitare locale, în conformitate cu prevederile legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează acest domeniu;
  7. monitorizează activitatea de eliberare a actelor de identitate desfăşurată de serviciile publice comunitare locale, în scopul identificării cauzelor sau condiţiilor care pot favoriza ori determina eliberarea actelor de identitate, ca urmare a declinării unei identităţi false, pentru prevenirea acestor situaţii;
  8. colaborează cu Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, cu Direcţia Generală de Paşapoarte, cu Direcţia Regim Permise de Conducere şi Înmatriculare a Vehiculelor, precum şi cu structurile subordonate acestora, în vederea realizării atribuţiilor;
  9. colaborează cu autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale cu atribuţii în domeniul întocmirii şi eliberării documentelor de identitate, mişcării populaţiei şi evidenţei acesteia;
  10. colaborează cu structurile subordonate Inspectoratului General al Poliţiei Române ori cu alte strucuturi ale Ministerului Afacerilor Interne;
  11. furnizează date referitoare la persoane fizice, solicitate de instituţiile cu atribuţii în domeniul apărării, siguranţei naţionale şi ordinii publice, justiţiei, administraţiei financiare, agenţii economici ori alte ministere, la cererea persoanelor fizice şi juridice, în temeiul legii;
  12. efectuează verificările operative solicitate de personalul Ministerului Afacerilor Interne, cu privire la persoanele care nu au acte de identitate asupra lor şi au fost reţinute sau arestate, suspecte sau prinse în flagrant, victime ale unor accidente sau infracţiuni, etc.;
  13. colaborează cu Direcţia de Sănătate Publică şi cu maternităţile din judeţ, pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a căror identitate nu este cunoscută, în vederea stabilirii cu operativitate a identităţii acestora, precum şi pentru prevenirea abandonării nou-născuţilor neînregistraţi în registrele de stare civilă;
  14. colaborează cu Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului şi cu serviciile publice locale de asistenţă socială, pentru punerea în legalitate pe linie de stare civilă şi evidenţă a persoanelor, a persoanelor asistate;
  15. colaborează cu serviciile de investigaţii criminale, pentru clarificarea situaţiei persoanelor cu identitate necunoscută;
  16. asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu celelalte compartimente din cadrul direcţiei, cu serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor şi cu Consiliul Judeţean Sălaj;
  17. oferă informaţii şi asistenţă de specialitate, atât în cadrul programului de relaţii cu publicul, cât şi la solicitarea autorităţilor şi instituţiilor publice cu atribuţii în materie;
  18. centralizează şi întocmeşte situaţiile statistice şi sintezele ce conţin activităţile desfăşurate de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, în domeniul eliberării actelor de identitate şi le comunică Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, la termenele stabilite;
  19. împreună cu Compartimentul Stare Civilă, întocmeşte şi transmite, lunar şi trimestrial, situaţiile privind punerea în legalitate a cetăţenilor români de etnie romă, a persoanelor asistate în unităţile de protecţie socială şi a actelor de naştere întocmite în baza certificatelor constatatoare ale naşterii sau în baya sentinţelor judecătoreşti;
  20. asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;
  21. asigură activitatea de pregătire continuă a personalului de evidenţă a persoanelor de la nivelul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
  22. asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil;
  23. constată contravenţiile şi aplică sancţiunile prevăzute de O.U.G. nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, republicată;
  24. întocmeşte şi expediază prin Compartimentul Secretariat - Relaţii Publice corespondenţa de profil;
  25. îndeplineşte orice alte atribuţii conferite de lege ori stabilite prin hotărârea Consiliului Judeţean sau prin dispoziţia directorului executiv al direcţiei.

Atribuţiile principale ale Compartimentului stare civilă

  1. îndrumă şi coordonează activitatea de stare civilă din judeţ, conform Hotărârii Guvernului României nr. 64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă;
  2. controlează metodologic, în baza graficului de control aprobat de Preşedintele Consiliului Judeţean Sălaj şi avizat de secretarul judeţului, activitatea de înregistrare a actelor şi faptelor de stare civilă, precum şi modul de soluţionare a lucrărilor de stare civilă întocmite, inclusiv gestiunea certificatelor de stare civilă şi a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, sens în care consemnează constatările efectuate într-un proces verbal;
  3. urmăreşte modul de soluţionare a deficienţelor constatate şi consemnate în procesul verbal de control având ca finalitate îndreptarea erorilor din cuprinsul actelor de stare civilă;
  4. primeşte, înregistrează şi avizează cererile de soluţionare a dosarelor de rectificare a actelor de stare civilă;
  5. constată contravenţiile şi aplică sancţiunile prevăzute de Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, modificată şi completată;
  6. propune consiliului local sau primarului măsurile administrative care se impun în cazul constatării unor deficienţe ale activităţii de stare civilă;
  7. verifică şi elimină pe bază de proces verbal, certificatele de stare civilă şi extrasele multilingve ale actelor de stare civilă greşit completate şi anulate de serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor şi oficiile de stare civilă din judeţ, precum şi certificatele de stare civilă retrase de la cetăţeni şi cotoarele de certificate şi extrase multilingve;
  8. întocmeşte analize şi situaţii statistice lunare, trimestriale şi semestriale, privind volumul activităţii de stare civilă din cadrul judeţului, pe care le înaintează la D.E.P.A.B.D. Bucureşti;
  9. organizează instruirea pentru perfecţionarea pregătirii profesionale a ofiţerilor de stare civilă, ofiţerilor de stare civilă delegaţi, precum şi a personalului cu atribuţii de stare civilă atât din aparatul propriu cât şi de la structurile de stare civilă din judeţ;
  10. comunică D.E.P.A.B.D. Bucureşti programul de desfăşurare a instructajelor de pregătire şi eventualele modificări care intervin;
  11. identifică actele de stare civilă vizate, întocmeşte şi eliberează extrase pentru uzul oficial solicitate de către organele în drept (instanţe judecătoreşti, parchet, poliţie, notari publici, primării etc.), cu respectare dispoziţiilor legale în materie;
  12. primeşte de la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor sau primării dosarele de transcriere a certificatelor, extraselor de stare civilă procurate din străinătate;
  13. verifică modul de întocmire de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor sau primării a dosarelor de transcriere a certificatelor, extraselor de stare civilă procurate din străinătate;
  14. dacă dosarele de transcriere comunicate sunt incomplete le transmite serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau primărie pentru completare;
  15. avizează referatele în urma verificării dosarelor de transcriere şi le returnează în vederea transcrierii certificatelor de stare civilă în registrele româneşti;
  16. analizează cererile şi dosarele privind solicitarea dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă, precum şi opoziţiile făcute;
  17. solicită, dacă este cazul, completarea dosarului privind dobândirea sau schimbarea numelui pe cale administrativă cu extrase uz oficial de pe actele de stare civilă (naştere, căsătorie) ale solicitantului;
  18. restituie dosarul când se constată că este incomplet ori soluţionarea acestuia necesită aplicarea altei proceduri, cu indicaţiile corespunzătoare;
  19. întocmeşte referatele cu propuneri de aprobare sau respingere, după caz, a dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă;
  20. primeşte dispoziţiile privind aprobarea sau respingerea, după caz, a dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă şi le comunică serviciilor publice comunitare locale de la domiciliul solicitantului;
  21. actualizează în registrul opis dosarele privind solicitarea schimbării numelui persoanelor fizice pe cale administrativă;
  22. înaintează petenţilor în termen de 10 zile dispoziţiile de respingere a cererilor de schimbare a numelui pe cale administrativă;
  23. comunică Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date Bucureşti – Serviciul Central de Stare Civilă, un exemplar al dispoziţiei de aprobare a schimbării numelui pe cale administrativă, în vederea actualizării evidenţei centrale a schimbărilor de nume în sistem informatizat;
  24. eliberează copii după dispoziţiile de schimbare a numelui pe cale administrativă, conform legii;
  25. primeşte, înregistrează şi soluţionează cererile pentru acordarea de C.N.P., ale cetăţenilor români care, fie au domiciliul înstrăinătate, fie solicită recalcularea pensiilor la Casa Judeţeană de Pensii şi nu au C.N.P. acordat;
  26. înscrie C.N.P.-urile acordate în certificatele de stare civilă ;
  27. primeşte, înregistrează şi solicită alocarea de numere din Registrul Unic de Evidenţă al Certificatelor de Divorţ pe baza cererilor de desfacere a căsătoriilor prin acordul părţilor primite de la oficiile de stare civilă;
  28. comunică numărul certificatului de divorţ alocat din Registrul Unic de Evidenţă al Certificatelor de Divorţ  oficiului de stare civilă solicitant;
  29. îndrumă personalul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor/ofiţerii de stare civilă delegaţi pe linia transcrierii actelor de stare civilă procurate din străinătate, schimbări numelui pe cale administrativă, divorţului administrativ şi atribuirii CNP;
  30. controlează activitatea de transcrieri de certificate, extrase de stare civilă , schimbări de nume, acordare/modificare de CNP şi divorţuri administrative de pe teritoriul judeţului pe baza graficului de control întocmit de Structura de Stare Civilă;
  31. oferă informaţii de specialitate persoanelor fizice sau juridice, în cadrul programului de relaţii cu publicul, la solicitarea acestora;
  32. comunică anual la D.E.P.A.B.D Bucureşti necesarul de registre, de certifícate de stare civilă şi extrase multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi de cerneală specială, pentru anul următor;
  33. preia, gestionează şi verifică listele de coduri numerice personale precalculate comunicate de către D.E.P.A.B.D. Bucureşti;
  34. distribuie în teritoriu la serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor şi la oficiile de stare civilă din cadrul primăriilor unde nu sunt înfiinţate servicii publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor listele de coduri numerice personale precalculate;
  35. primeşte, actualizează, păstrează şi gestionează registrele de stare civilă exemplarul II transmise de oficiile de stare civilă locale, asigurând securitatea şi conservarea acestor documente;
  36. păstrează şi ţine evidenţa registrelor de stare civilă exemplarul II, a lucrărilor de stare civilă ce le aparţin şi a certificatelor, extraselor multilingve de stare civilă în alb;
  37. asigură, în condiţiile legii, reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute sau distruse parţial sau total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;
  38. primeşte comunicările de menţiuni de la oficiile de stare civilă locale şi D.E.P.A.B.D. Bucureşti, precum şi certifícate de divorţ de la birouri notariale şi le înregistrează;
  39. înscrie pe marginea actelor de stare civilă, din registrele exemplarul II, menţiunile privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările fiind clasate în vederea arhivării;
  40. asigură constituirea fondului arhivistic al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
  41. asigură spaţiile şi amenajările corespunzătoare pentru conservarea şi păstrarea în condiţii optime şi de securitate a documentelor şi imprimatelor de stare civilă pe care le au în păstrare;
  42. primeşte, înregistrează şi avizează cererile de soluţionare a dosarelor de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă;
  43. informeazã D.E.P.A.B.D. Bucureşti şi participă la verificările ce se efectuează în cazul dispariţiei certificatelor de stare civilă în alb;
  44. asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a ofiţerilor de stare civilă sau când, din diferite motive, ofiţerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
  45. colaborează cu serviciile de poliţie judiciară şi criminalistică pentru clarificarea situaţiei persoanelor cu identitate necunoscută;
  46. asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii, în scopul realizării         operative şi de calitate a atribuţiilor de serviciu;
  47. asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate sau confidenţiale;
  48. asigură constituirea fondului arhivistic al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil;
  49. propune conducerii direcţiei desemnarea unui reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile şi asigură instruirea persoanelor cărora urmează urmează a li se delega exercitarea atribuţiilor de stare civilă;
  50. asigură activitatea de registratură şi de gestionare a documentelor serviciului în conformitate cu Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, a ordinelor şi instrucţiunilor specifice şi coordonează circuitul intern al documentelor;
  51. întocmeşte şi expediază prin Compartimentul Secretariat - Relaţii Publice corespondenţa proprie;
  52. îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau de alte acte normative sau încredinţate de directorul executiv al direcţiei;

Atribuţiile principale ale Compartimentului financiar, resurse umane, juridic şi contencios

  1. asigură organizarea şi desfăşurarea activităţii financiar contabile, în conformitate cu dispoziţiile legale;
  2. urmăreşte, periodic, realizarea în bune condiţii a indicatorilor financiari aprobaţi prin bugetul de venituri şi cheltuieli al direcţiei, precum şi respectarea disciplinei de plan şi a celei financiare;
  3. asigură plata integrală şi la timp a drepturilor băneşti ale personalului şi propune măsuri, potrivit legii, pentru soluţionarea cererilor, reclamaţiilor şi sesizărilor referitoare la calcularea şi plata acestora;
  4. urmăreşte vărsarea, la termen şi în cuantumurile stabilite, a sumelor ce constituie venituri bugetare ori obligaţii către alte persoane  fizice şi juridice;
  5. raportează lunar situaţia privind execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli şi situaţia efectivelor şi a realizării fondului de salarii, pe elemente componente, la termenele dispuse;
  6. face propuneri de modificări de alocaţii bugetare, pe care le înaintează Consiliului Judeţean Sălaj;
  7. organizează contabilitatea cheltuielilor finanţate din mijloace bugetare şi fonduri cu destinaţie specială, prin care se asigură evidenţa plăţilor de casă, cât şi a cheltuielilor efective pe structura clasificaţiei bugetare;
  8. răspunde de folosirea eficientă a sumelor primite de la buget şi a priorităţilor de finanţare, de ţinerea la zi a evidenţelor contabile şi a indicatorilor programului de cheltuieli aprobaţi, precum şi de prezentarea la termen a dărilor de seamă contabile asupra execuţiei bugetare şi a altor purtători de informaţii;
  9. întocmeşte documentaţia specifică privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale ale direcţiei, îndrumă şi controlează modul de punere în aplicare a acestora;
  10. propune efectuarea inventarierii la termenele stabilite şi în conformitate cu dispoziţiile legale;
  11. îndeplineşte sarcinile ce îi revin pentru păstrarea integrităţii patrimoniului şi recuperarea operativă a prejudiciilor cauzate instituţiei şi a altor debite;
  12. asigură întocmirea, circulaţia şi păstrarea documentelor justificative şi contabile, precum şi gestionarea, folosirea şi evidenţa formularelor cu regim special în conformitate cu dispoziţiile legale;
  13. asigură îndeplinirea sarcinilor de competenţa sa cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv şi a celui ierarhic operativ-curent;
  14. efectuează operaţiile de încasări şi plăţi în conformitate cu dispoziţiile legale;
  15. îndeplineşte orice alte sarcini prevăzute de lege şi alte acte normative referitoare la activitatea financiar-contabilă;
  16. asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
  17. urmăreşte încasarea taxelor instituite în domeniul evidenţei persoanelor şi stării civile, taxe care se constituie ca venit propriu al direcţiei;
  1. organizează, îndrumă şi coordonează acţiunea de elaborare a lucrărilor privind bugetul direcţiei;
  2. întocmeşte proiectul bugetului propriu de venituri şi cheltuieli al direcţiei;
  3. stabileşte potrivit legii, veniturile proprii ale direcţiei în vederea acoperirii cheltuielilor;
  4. urmăreşte execuţia cheltuielilor din bugetul propriu, cât şi din fondurile extrabugetare, întocmind periodic informări şi rapoarte privind modul de realizare a acestora, propunând măsuri atunci când constată că acestea nu se realizează potrivit prevederilor legale;
  5. analizează împreună cu compartimentele de specialitate legalitatea, necesitatea şi oportunitatea dotărilor din investiţii a căror finanţare se asigură din bugetul propriu al direcţiei, în vederea cuprinderii acestora în buget, asigură alocarea fondurilor necesare în vederea realizării obiectivelor de investiţii, urmărind acordarea acestora în concordanţă cu gradul de realizare a lucrărilor;
  6. întocmeşte lucrările privind bugetul propriu cu repartizarea pe trimestre şi pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare, în vederea finanţării cheltuielilor proprii;
  7. verifică şi analizează legalitatea, necesitatea şi oportunitatea propunerilor de modificare a bugetului propriu, organizează sistemul informaţional financiar în concordanţă cu cel al organelor de specialitate ale Ministerului Finanţelor Publice;
  8. răspunde de organizarea şi conducerea evidenţei contabile a sumelor aprobate în vederea efectuării cheltuielilor proprii, conduce evidenţa deschiderilor de credite pentru activitatea proprie a direcţiei;  
  9. asigură deschiderea de finanţare în baza listelor de investiţii în parte şi separat pentru dotări independente şi proiecte;
  10. asigură efectuarea de plăţi din bugetul instituţiei pe baza actelor justificative;
  11. redactează proiecte de hotărâre a consiliului judeţean privind stabilirea de taxe conform prevederilor legale în materie;
  12. asigură evidenţierea în contabilitate a bunurilor din domeniul public sau privat al judeţului pe care le are în administrare, efectuând operaţiunile care se impun în urma eventualelor transferuri ale acestor bunuri;
  13. urmăreşte ca toate atribuţiile prevăzute mai sus să se materializeze în documente financiar-contabile întocmite conform metodologiilor emise de către Ministerul Finanţelor Publice;
  14. îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau de alte acte normative  sau încredinţate de conducerea direcţiei, după caz.
  15. exercită controlul financiar preventiv asupra operaţiunilor care vizează în principal:
  1. angajamentele legale şi angajamentele bugetare;
  2. deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;
  3. modificarea repartizării trimestriale şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite;
  4. ordonarea cheltuielilor;
  5. alte categorii de operaţiuni stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice;
    • asigură exercitarea controlului financiar preventiv pentru plăţile efectuate din bugetul direcţiei (alimentarea cu mijloace băneşti, plăţi reprezentând cheltuieli din bugetul propriu, eliberări de valori materiale şi pentru alte operaţiuni specifice potrivit reglementărilor în vigoare);
    • răspunde de întocmirea potrivit legii a documentelor de plată către organele bancare şi cele contabile şi urmăreşte primirea la timp a extraselor de cont şi verificarea lor şi a documentelor însoţitoare asigurând încadrarea corectă pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare a cheltuielilor prevăzute în bugetul aprobat;
    • analizează cererile şi documentaţiile privind deschiderea creditelor bugetare la trezorerie pentru cheltuieli curente şi de capital urmărind respectarea legalităţii, necesităţii şi oportunităţii acestora în limitele aprobate prin buget şi în raport cu îndeplinirea acţiunilor şi utilizării mijloacelor financiare acordate anterior, virează în conturile de disponibil sumele aprobate în limita prevederilor şi potrivit destinaţiei stabilite;
    • conduce evidenţa contabilă privind efectuarea cheltuielilor prevăzute în bugetul de venituri şi cheltuieli aprobate prin mijloace bugetare, extrabugetare şi din alte fonduri legal constituite, a gestionării valorilor materiale, bunurilor de inventar şi mijloace băneşti, a decontărilor cu debitorii şi creditorii şi exercită controlul periodic asupra gestiunilor, în vederea asigurării integrităţii patrimoniului propriu;
    • exercită controlul zilnic asupra operaţiunilor efectuate prin casierie şi asigură încasarea la timp a creanţelor, lichidarea obligaţiilor de plată, luând masurile necesare pentru stabilirea răspunderilor atunci când este cazul;
    • răspunde de organizarea efectuării la timp a operaţiunilor de inventariere a valorilor materiale, băneşti şi a decontărilor cu bugetul propriu şi asigură efectuarea acestor operaţiuni la unităţile subordonate.

Atribuţiile principale ale Compartimentului administrativ, secretariat, asigurare tehnico-materială

  1. asigură activitatea de registratură şi de gestionare a documentelor direcţiei în conformitate cu Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, a ordinelor şi instrucţiunilor specifice şi coordonează circuitul intern al documentelor;
  2. coordonează activitatea de secretariat şi asigură serviciul de curierat pentru direcţie;
  3. verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor clasificate, asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi propune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţi clasificate;
  4. păstrează registrul de intrare-ieşire şi ţine evidenţa ştampilelor şi sigiliilor din dotare şi verifică modul de folosire a acestora;
  5. organizează şi asigură primirea, înregistrarea, repartizarea lucrărilor potrivit profilurilor de muncă, destinate serviciului, precum şi expedierea şi transportul corespondenţei, conform reglementărilor în vigoare;
  6. centralizează raportările structurilor locale pentru realizarea analizelor şi sintezelor periodice, privind activităţile realizate de serviciu în domeniul accesului liber la informaţiile de interes public, privind modul de soluţionare a petiţiilor sau a reclamaţiilor cetăţenilor, precum şi referitor la activităţile efectuate pe linia prelucrării datelor cu caracter personal;
  7. înregistrează şi ţine evidenţa registrelor şi a materialelor cu regim special, precum şi a altor documente privind organizarea direcţiei;
  8. asigură constituirea fondului arhivistic al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
  9. propune spre aprobare conducerii direcţiei nomenclatorul documentelor gestionate de instituţie după consultarea responsabililor de compartimente;
  10. răspunde de întocmirea propunerilor anuale privind cheltuielile administrative;
  11. asigură întreţinerea parcului auto; asigură piesele de schimb, cablurile şi lubrifianţii pentru maşinile din dotare; răspunde de întocmirea actelor privind consumul de carburanţi şi lubrifianţi, de întocmire a fişelor pentru autoturismul din dotare şi a foilor de parcurs;
  12. efectuează recepţia bunurilor şi materialelor procurate şi asigură depozitarea, conservarea, buna gospodărire a lor;
  13. răspunde la nivelul direcţiei de activitatea de protecţie a muncii şi cea de prevenire şi stingere a incendiilor;
  14. întocmeşte anual, pentru toate serviciile comunitare locale din judeţ, primării necesarul de registre şi de certificate, extrase multilingve de stare civilă, precum şi de cerneală neagră specială, hârtia şi folia necesară producerii cărţilor de identitate şi a celor de alegător, pentru anul următor, pe care îl comunică Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date; asigură distribuirea acestora către serviciile comunitare locale, primării;
  15. asigură efectuarea inventarierii generale şi periodice a bunurilor materiale aflate în dotarea direcţiei;
  16. răspunde de întocmirea documentelor privind scoaterea din funcţiune, transmiterea fără plată, valorificarea sau casarea bunurilor materiale din dotare;
  17. efectuează lucrările de secretariat pentru Direcţiea Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor  Sălaj;
  18. asigură înregistrarea, distribuirea şi expedierea corespondenţei;
  19. înregistrează şi după caz, expediază corespondenţa direcţiei;
  20. îndeplineşte orice alte atribuţii ce derivă din lege sau care îi sunt repartizate de către directorul executiv;

Atribuţiile principale ale Compartimentului managementul proiectelor, comunicare şi relaţii publice

  1. întocmeşte şi evaluează planul de proiecte;
  2. coordonează şi gestionează proiectele iniţiate de Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Sălaj;
  3. redactează şi transmite mass-media comunicatele de presă, precum şi alte comunicate oficiale dispuse de conducerea serviciului;
  4. primeşte solicitările privind informaţiile de interes public în cadrul punctului de informare – documentare şi asigură soluţionarea acestora în conformitate cu prevederile Legii 544/2001;
  5. propune conducerii direcţiei măsurile organizatorice pentru îndeplinirea activităţilor de soluţionare a petiţiilor şi de primire în audienţă a cetăţenilor;
  6. furnizează, în condiţiile legii, infomaţii de interes public instituţiilor şi autorităţilor publice, mass-media şi altor persoane interesate;
  7. asigură disponibilitatea în format scris (avizier, broşuri, format electronic) a informaţiilor comunicate din oficiu, prevăzute în art.5 din Legea nr. 544/2001;
  8. întocmeşte anual rapoarte privind accesul la informaţiile de interes public care vor cuprinde informaţiile prevăzute la art. 27 din Normele metodologice de aplicare a Legii nr.544/2001 şi pe linia soluţionării petiţiilor conform O.U.G. nr. 27/2002
  9. contribuie la formarea şi asigurarea unei bune imagini a instituţiei, prin serviciile oferite şi prin colaborările realizate cu partenerii în domeniul schimbului de informaţii;
  10. asigură asistenţă de specialitate serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
  11. asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu;
  12. asigură implementarea programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, conform H.G. nr. 1723/2004;
  13. asigură legătura cu societatea civilă prin organizaţiile neguvernamentale existente în judeţ;
  14. execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a reţelei şi a echipamentelor din dotare;
  15. asigură tehnoredactarea, în format electronic, a situaţiilor statistice, analizelor periodice întocmite de structurile serviciului;
  16. execută alte sarcini dispuse de conducerea direcţiei;

Comments are closed.